Van hiërarchie naar samenwerking

Volgens Toine is de grootste verandering van de afgelopen twintig jaar de verschuiving in de relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Waar opdrachtgevers vroeger sterk bepalend waren in wat en hoe iets moest worden uitgevoerd, is er tegenwoordig veel meer ruimte voor kennis en inbreng vanuit de markt. “De verhouding tussen opdrachtgever en opdrachtnemer is meer in balans gekomen. Er is meer gelijkwaardigheid ontstaan en opdrachtgevers maken beter gebruik van de kennis die aan de marktkant aanwezig is.”

Juist die verandering vormde destijds de aanleiding voor de oprichting van To Interface. Niet omdat er een uitgewerkt businessmodel lag, maar omdat nieuwe contractvormen nieuwe mogelijkheden creëerden. Vooral de inhoudelijke uitdaging trok. “We zijn begonnen vanuit intrinsieke motivatie. We vonden het interessant om met die ontwikkelingen bezig te zijn.”

Een goed project begint met een goed team

Veel organisaties koppelen projectmanagement direct aan planning, budgetten en rapportages. Belangrijk, vindt Toine, maar niet de kern. “Tijd, geld en kwaliteit kun je pas sturen als je team op orde is.”

Volgens hem valt of staat een project met de juiste mensen op de juiste plek. Projectteams bestaan vaak uit professionals die uit verschillende projecten samenkomen en allemaal hun eigen ervaringen en perspectieven meebrengen. De uitdaging zit in het creëren van een gezamenlijk doel, en een veilige en vertrouwde omgeving waarin mensen elkaar weten te vinden, elkaar uitdagen en hun bijdrage kunnen en durven leveren.

Daarbij staat één principe centraal: doen wat het beste is voor het project. Dat betekent niet dat contracten of belangen verdwijnen. Wel dat er ruimte moet zijn om samen naar oplossingen te zoeken wanneer de situatie daarom vraagt. “Ik geloof veel meer in samenwerking en het zoeken naar de optimale oplossing dan in het halen van je gelijk.” Voor die samenwerking zijn openheid en transparantie essentieel, zowel binnen het team als naar opdrachtgevers of opdrachtnemers toe.

Vertrouwen bouw je

Een terugkerend thema in het gesprek is vertrouwen. “Vertrouwen moet je bouwen. Vertrouwen krijg je niet zomaar.” Voor Toine begint dat met het begrijpen van wat er aan de andere kant van de tafel speelt. Niet alleen inhoudelijk, maar ook organisatorisch. Degene tegenover je heeft vrijwel altijd een achterban die meegenomen moet worden in besluiten en veranderingen. Een goede projectmanager begrijpt die dynamiek en helpt daarbij.

Een voorbeeld daarvan zag hij tijdens de periode van COVID en de prijsstijgingen die volgden op de oorlog in Oekraïne. Lopende projecten kwamen onder druk te staan doordat aannames uit de aanbestedingsfase niet langer aansloten op de werkelijkheid. Het oplossen daarvan draaide niet alleen om cijfers, maar vooral om begrip creëren aan beide kanten van de tafel. Juist daarom vindt hij ervaring aan beide zijden van een project onmisbaar. “Een goede projectmanager heeft ook ervaring opgedaan aan de andere kant van de tafel.” Wie begrijpt welke belangen, uitdagingen en afwegingen daar spelen, kan effectiever samenwerken en betere oplossingen vinden.

Waar ervaring het verschil maakt

Op de vraag welk project het beste laat zien waar projectmanagement om draait, noemt Toine verschillende voorbeelden. De waterstoffabriek op de Maasvlakte voor Shell (Holland Hydrogen I) springt er als recent project uit. Daar werd gedurende het ontwerpproces gezocht naar optimalisaties die uiteindelijk leidden tot een aanzienlijke kostenbesparing. Opvallend genoeg betekende dat ook minder omzet voor de uitvoerende partijen. Toch werd bewust voor die oplossing gekozen. “We hebben het probleem naar ons toe getrokken, omdat we dan ook invloed hadden op de oplossing.” Door initiatief te nemen ontstond ruimte om samen met de opdrachtgever naar een betere aanpak te zoeken. Het resultaat was een project dat voor alle betrokken partijen beter uitpakte.

Een vergelijkbare les kwam naar voren bij het Gerechtsgebouw Breda. Door vroegtijdig in gesprek te gaan met zowel opdrachtgever als eindgebruikers ontstond inzicht in uitdagingen die niet direct zichtbaar waren in het contract. Dat leidde tot oplossingen die tijdens de exploitatiefase veel voordelen opleverden. Volgens Toine is dat precies waar goed projectmanagement over gaat: niet alleen uitvoeren wat gevraagd wordt, maar begrijpen wat er werkelijk nodig is.

Niet iedereen past op iedere plek

Een ander inzicht dat hij in twintig jaar projectmanagement heeft opgedaan is dat goede mensen niet automatisch de juiste mensen zijn voor ieder project. Projecten vragen verschillende kwaliteiten en verschillende vormen van leiderschap. Soms betekent dat ook dat een team verandert gedurende het traject. Niet omdat mensen onvoldoende kwaliteit hebben, maar omdat een andere fase van het project om andere competenties vraagt.  Die gedachte geldt volgens hem net zo goed aan de opdrachtgeverskant. “Ik werk liever met een bewust bekwame opdrachtgever dan met een onbewust onbekwame opdrachtgever.” Een opdrachtgever die begrijpt wat er speelt, kritische vragen durft te stellen en beslissingen neemt, maakt een project en de samenwerking uiteindelijk beter, ook als dat soms extra discussie oplevert.

De toekomst blijft mensenwerk

Hoewel digitalisering en AI steeds meer invloed krijgen op organisaties, verwacht Toine niet dat de kern van projectmanagement fundamenteel verandert. “Zestig tot zeventig procent van het werk van een projectmanager is mensenwerk.” Technologie kan processen ondersteunen en informatie toegankelijker maken, maar samenwerking organiseren, belangen verbinden en vertrouwen opbouwen blijven menselijke vaardigheden. De belangrijkste ontwikkeling voor de komende jaren ziet hij daarom niet in technologie, maar in verdere samenwerking tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers. Door personeelstekorten, toenemende complexiteit van projecten en grotere risico’s worden partijen steeds afhankelijker van elkaars kennis en expertise. Projecten zullen volgens hem alleen succesvol blijven als die samenwerking verder groeit.

Blijven leren

Na twintig jaar in het vak blijft Toine zichzelf uitdagen door steeds nieuwe omgevingen en projecten op te zoeken. Daarnaast werkt hij bewust samen met jonge professionals. “Ik zoek mensen naast me die mij blijven uitdagen.” Juist doordat zij met een frisse blik naar problemen kijken, blijft hij zelf ook leren en ontwikkelen. Zijn advies aan jonge projectmanagers sluit daar naadloos op aan: “Ga eens aan de andere kant van de tafel zitten.” Niet per se als projectmanager, maar bijvoorbeeld als contractmanager, procesmanager of adviseur. Het begrip dat je daar opdoet, neem je de rest van je loopbaan mee. En uiteindelijk maakt dat je niet alleen een betere projectmanager, maar ook een betere samenwerkingspartner.