De kennis is er

Elk tenderteam zit vol ervaring. Mensen hebben vergelijkbare projecten gedaan en weten precies waar het goed ging en waar het mis kan lopen. Alleen zit die kennis verspreid over mensen, afdelingen en soms zelfs bedrijven.

“Je hebt iemand die alles weet van de planning, iemand anders van de omgeving, en weer iemand die precies weet hoe je risico’s voorkomt”, zegt Mariska. “Maar dat komt niet zomaar bij elkaar in één verhaal.”

In haar werk brengt ze die kennis en ervaring bij elkaar. Door gesprekken te voeren en door te vragen, komen voorbeelden naar boven die anders niet genoemd zouden worden. “Soms hoor ik iets en denk ik: dit is precies waarom jullie hier goed in zijn. Alleen zien jullie het zelf nog niet.”

In de beginfase kijkt ze daarom samen met de tendermanager naar de samenstelling van het team. Wie hebben we nodig om het verhaal compleet te krijgen? Waar zit nog kennis die we nu niet benutten? “Als bepaalde kennis niet aan tafel zit, ga je het ook niet terugzien in je inschrijving. Dan mis je kansen zonder dat je het doorhebt”, concludeert Mariska.

Teams scherp houden

Veel tenderteams beginnen met een goed gevoel. Mariska: “Ze kennen de opdrachtgever, hebben vaker samengewerkt of weten dat ze inhoudelijk sterk staan. Juist dan ligt het risico op de loer dat er te snel wordt gedacht: dit zit wel goed. Terwijl elke tender opnieuw vraagt om scherpte. Uiteindelijk gaat het er niet om wat een team zelf logisch of vanzelfsprekend vindt, maar om wat een beoordelaar terugziet op papier.”

Daarom blijft Mariska doorvragen, ook als dat in het team weerstand oproept. Juist op de momenten dat mensen vinden dat de kern al wel helder is, merkt zij vaak dat er nog iets onder zit wat nog niet scherp genoeg is.

“Dit is meestal het punt waarop het even schuurt. Mensen denken: we hebben het toch al gezegd? Maar voor mij, en dus voor de beoordelaar, is het dan vaak nog te algemeen of te impliciet.”

Dat zijn niet altijd de makkelijkste gesprekken. Toch kiest ze ervoor om door te gaan op dat soort momenten. Ze gaat liever een laag dieper terwijl er nog ruimte is om te verbeteren, dan dat achteraf blijkt dat het onderscheidend vermogen wel in het team zat, maar niet in de inschrijving terecht is gekomen.

Het Thius-project

Bij de Europese aanbesteding van Thius met een tenderteam van Nijhuis kwam die manier van werken duidelijk naar voren. Van de 26 inschrijvers werden zij geselecteerd als één van de drie partijen.

In eerste instantie lag er een goed verhaal, maar het bleef nog vrij algemeen. “We hadden het steeds over hoe we onze processen goed ingericht hebben. Dat klopt, maar daar onderscheid je je niet mee.”

Door het team continu kritische vragen te stellen, werd het verhaal stap voor stap concreter. Welke voorbeelden laten zien dat dit werkt? Wat doe je in de praktijk anders dan anderen? En hoe vertaal je dat naar dit specifieke project?

Mariska: “Pas toen we het echt projectspecifiek maakten, werd duidelijk waarom juist dit team hier het verschil kan maken.” Daar werd uiteindelijk op gescoord: niet op hoe goed het op papier klinkt, maar op hoe dat concreet uitpakt voor de opdrachtgever.

Uiteindelijk gaat het om wat je laat zien

Het verschil in een tender zit zelden in compleet nieuwe ideeën. In de praktijk zit het verschil veel vaker in hoe scherp je maakt wat je al in huis hebt. Voor teams betekent dat: minder aannemen dat iets wel duidelijk is, en vaker stilstaan bij de vraag of het ook echt zo overkomt op papier.

Dat is precies waar To Interface bij helpt. Door kritisch mee te kijken, door te vragen waar anderen dat niet doen, en ervoor te zorgen dat kennis niet impliciet blijft, maar concreet en overtuigend wordt. Want alleen wat zichtbaar wordt gemaakt, kan ook beoordeeld worden.

Benieuwd hoe we dit voor jouw organisatie regelen? Mariska gaat er graag over met je in gesprek!